เคยสงสัยหรือไม่ว่า ทำไมการทำงานอย่างเดียวกันบางครั้งถึงใช้เวลาการทำงานไม่เท่ากัน ทุกกิจกรรมของชีวิตประจำวันเราจะประกอบไปด้วยกิจกรรมที่สร้างมูลค่า กิจกรรมที่ไม่สร้างมูลค่าแต่จำเป็นต้องทำ และกิจกรรมไม่จำเป็นต้องทำแต่ไม่สามารถหาเหตุผลได้ว่าทำไมต้องทำ ซึ่งนี่คือสิ่งที่เราเรียกว่าความสูญเปล่าหรือ waste

ระบบ “ลีน” (Lean) จึงเป็นระบบที่นำมาใช้ภายในองค์กรต่างๆ โดยมีจุดประสงค์เพื่อที่จะกำจัดความสูญเสียเพื่อให้เกิดมูลค่าในกิจกรรมการทำงานมากขึ้น ทั้งนี้ ระบบลีนยังสามารถนำมาใช้ในงานโลจิสติกส์ได้เช่นกัน

นายวิทวัส อรรคราภรณ์ Lean Manager & Account Manager, CEVA Logistics (Thailand) หนึ่งในบริษัทผู้ชำนาญการด้านโลจิสติกส์และซัพพลายเชนนำระบบลีนมาใช้ในประเทศไทย โดยได้เริ่มนำระบบลีนเข้ามาใช้ในบริษัทตั้งแต่ปี 2547 และได้เปิดเผยถึงกรณีศึกษาและการนำระบบลีนมาประยุกต์ใช้เพื่อส่งเสริมและเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันด้านโลจิสติกส์ การพัฒนาระดับงานบริการ การเพิ่มผลผลิต และต้นทุน

การกำจัดความสูญเปล่าในกิจกรรมโลจิสติกส์ สามารถทำได้ตั้งแต่การจัดหาทรัพยากร (supply) ให้มีปริมาณที่เหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า (demand) สามารถทำได้โดยการจัดการตารางการทำงาน (scheduling) เพราะการทำงานในหนึ่งวันอาจจะแตกต่างกันในแต่ละช่วงเวลา จึงควรหาว่า ช่วงเวลาใดเป็นช่วงการทำงานที่เร่งด่วน เพื่อที่จะสามารถจัดตารางงานของพนักงานให้เหมาะสมกับช่วงเวลานั้น เช่น อาจมีการเพิ่มจำนวนพนักงานชั่วคราวในช่วงที่ลูกค้าต้องการสินค้ามากเป็นพิเศษ เพื่อให้สามารถผลิตงานได้ทันตามที่ลูกค้าต้องการ ทั้งยังช่วยลดการจ้างพนักงานในช่วงเวลาที่มีการว่างงาน

ในกรณีที่บริษัทต้องการเพิ่มความสามารถในการทำงานของพนักงาน สามารถทำได้โดยการทำให้พนักงานรู้ถึงความสามารถในการทำงานของตนอยู่ตลอดเวลา โดยการกำหนดตัววัดผลการในการทำงาน (Key Performance Indicator: KPI) และเป้าหมายในการทำงานอย่างชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อมีการคาดหวังในการทำงาน ความสามารถในการทำงานของพนักงานก็จะดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด จากผลการศึกษาวิจัยอย่างไม่เป็นทางการของทีมงาน Lean Export ของ CEVA Logistics เมื่อนำหลักการดังกล่าวมาใช้แล้วพบว่า สามารถช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างน้อย 5-10% ทั้งนี้อาจตั้งระบบสนับสนุนในส่วนบทลงโทษและการให้รางวัลหรือคำชมเชยเมื่อทำดี

งานบรรจุและตรวงสอบสินค้า CEVA Logistics ได้นำเทคโนโลยีบาร์โค้ดมาใช้ ซึ่งนายวิทวัส อธิบายว่า เมื่อก่อนการบรรจุสินค้าในแต่ละครั้งต้องมีการสแกนสินค้าถึง 3 ครั้งโดยใช้พนักงานถึง 2 คนคือ ฝ่ายหยิบสินค้า (Picker) และฝ่ายบรรจุสินค้า (Packer) ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ซับซ้อนและยุ่งยาก จึงได้คิดค้นหาวิธีออกแบบการทำงานใหม่ (Re-resign process) เพื่อลดการสูญเสียเวลาในการทำงานให้เหลือแค่การสแกนสินค้าเพียงครั้งเดียว โดยเปลี่ยนให้ฝ่ายหยิบสินค้ามาทำหน้าที่เช่นเดียวกับฝ่ายบรรจุสินค้า โดยทำการสแกนตอนหยิบสินค้าในครั้งแรกเพียงครั้งเดียว ก่อนที่จะนำสินค้าที่ได้รับการสแกนแล้วไปบรรจุลงกล่อง

เมื่อมีการบรรจุสินค้าลงกล่องเรียบร้อยแล้ว กระบวนการต่อมาคือ การชั่งน้ำหนักและห่อบรรจุภัณฑ์ การทำงานแบบเดิมมีขั้นตอนการไหลของสินค้าที่สับสน และมีหลายครั้งที่แท่นขนสินค้าวิ่งชนกัน จึงจำเป็นต้องมีการออกแบบผังการไหลของสินค้าใหม่ (Re-Layout) คือแทนที่จะไหลออกประตูไปตามเส้นทางเดียว ก็เพิ่มโต๊ะเพื่อการลำเลียงสินค้าเป็น 4 แถว โดยตั้งโต๊ะเพื่อประกอบสินค้าอยู่ด้านหนึ่ง เมื่อเสร็จแล้วจึงลำเลียงสินค้าไปยังโต๊ะฝั่งตรงข้ามเพื่อห่อบรรจุภัณฑ์แล้วส่งออกไปที่ชั่งน้ำหนักข้างนอกห้อง ซึ่งเพิ่มจาก 1 ตัวเป็น 2 ตัว เป็นการช่วยให้การไหลเวียนการทำงานเร็วมากขึ้น

ในส่วนงานคลังสินค้าบริษัทส่วนใหญ่พบว่า มักไม่เหลือพื้นที่หน้าท่า เพราะมีการกองสินค้าหลังจากที่ได้มีการยกสินค้าลงจากรถขนสินค้า ต้องรอให้มีการสแกนสินค้าถึง 3 ครั้งก่อนที่จะนำสินค้าไปเก็บในคลังสินค้า บริษัทฯ จึงได้เปลี่ยนให้เป็นการทำงานแบบทำครั้งเดียว (One-Piece-Flow Inbound Process) เพราะการสแกนรับของและดูว่าต้องไปส่งที่ไหน สามารถทำได้ในขั้นตอนเดียวกัน ในบางกรณีการสแกนสินค้าอาจทำได้ตั้งแต่การนำสินค้าลงจากรถบรรทุก ขับรถโฟล์คลิฟเข้าไปในรถตู้สินค้า แปะสติกเตอร์แล้วยกออกมาทีละแท่นสินค้า ทำให้ไม่มีการกองสินค้าไว้ที่หน้าท่าอีก วิธีนี้นอกจากจะช่วยลดการสูญเสียเวลาแล้ว ยังช่วยจัดระเบียบหน้าท่าได้ด้วย

มาถึงเรื่องการจัดวางสินค้าในคลังสินค้าหรือในลาน CEVA Logistics ได้นำหลักการวิเคราะห์ ABC Analysis มาช่วยดูว่า สินค้าแต่ละประเภทมีการหมุนเร็วหรือช้าเพียงใด โดยแบ่งเป็น 3 ระดับคือ A เป็นกลุ่มสินค้าที่มีการหมุนตัวเร็ว ขายง่าย รับมาแล้วสามารถปล่อยออกไปได้เลย B คือสินค้าที่มีการปล่อยของในระดับกลางแบบเรื่อยๆ และ C เป็นการปล่อยสินค้าที่ไม่ค่อยมียอดการขาย มีผู้สนใจน้อยที่สุด โดยปัจจุบันหลักการนี้นำมาใช้ในการออกแบบการแยกประเภทสินค้าและการจัดวางสินค้าภายในคลังสินค้าและลานสินค้า โดยที่สินค้าชนิดใดที่มีการปล่อยไปให้ลูกค้ามีมากที่สุด ก็จะถูกจัดไว้ในบริเวณที่สามารถหยิบเอาออกไปได้ง่ายที่สุด เช่น ในการจัดการในลานของสินค้ารถยนต์ มีการแบ่งโซนของรถยนต์ประเภทขายดีแยกออกไปอีกโซนหนึ่งอย่างชัดเจน

การจัดการการขนส่ง (Truck Utilization) เป็นเรื่องที่สำคัญอีกเรื่อง เนื่องจากต้นทุนโลจิสติกส์ส่วนใหญ่จะเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงานขับรถและค่าน้ำมัน ระบบลีนสามารถช่วยลดต้นทุนส่วนนี้ โดยสามารถช่วยลดจำนวนเที่ยววิ่งและกิโลเมตรที่วิ่ง จากการศึกษาบริษัทลูกค้าหนึ่งของ CEVA Logistics พบว่า มีรถขนส่ง 21 คันซึ่งแต่ละคันวิ่งได้วันละ 3 เที่ยว แต่หลังจากที่มีการออกแบบการวิ่งใหม่ สามารถเพิ่มเที่ยวรถได้เป็น 3.3 เที่ยวต่อวัน ทำให้มีการใช้งานรถขนส่งได้มากขึ้น จึงต้องพิจารณาหาสาเหตุว่า มีปัญหาหรืออุปสรรคใดบ้างที่ทำให้ต้องมีการสูญเปล่าในการจอดรอรถนานๆ เช่น ดูว่าช่วงนั้นมีการจราจรที่คับคั่งหรือไม่ สามารถเลี่ยงไปส่งสินค้าในเวลาอื่นหรือไม่ หรือการที่คนขับรถไม่สามารถเข้าไปในโรงงานลูกค้าได้ เนื่องจากข้อจำกัดในพื้นที่ ตรงนี้ก็ต้องมีการสื่อสารกับลูกค้าให้ดีว่า ควรจะเข้าไปช่วงไหนถึงจะดีที่สุด เป็นต้น

สำหรับประเด็นที่จะต้องมีการจัดการควบคู่กับการจัดการขนส่งคือ การจัดการบรรจุตู้ (Cube Utilization) คือ การวางแผนการจัดวางสินค้าในตู้สินค้าโดยสามารถใช้พื้นได้มากที่สุด โดยมุ่งที่จะลดจำนวนเที่ยววิ่ง CEVA Logistics มีโปรแกรมที่ช่วยออกแบบวางแผนการจัดวางสินค้าในตู้สินค้า และหากมีการป้อนข้อมูลของสินค้าว่า เป็นสินค้าที่สามารถจัดวางในแนวนอน แนวตั้งหรือแนวขวาง หรือเป็นสินค้าที่แตกง่าย ก็จะช่วยให้มีการออกแบบพลิกแพลงหาวิธีการโหลดสินค้าเข้าตู้ได้มากเท่านั้น

คงพอจะเห็นภาพการนำระบบลีนมาใช้ในองค์กรบ้างแล้ว ที่สำคัญคือ ไม่ควรมองข้ามว่า การทำงานของแต่ละหน่วยงานย่อมมีความแตกต่างกัน การสื่อสารพูดคุยกันจึงเรื่องที่สำคัญที่ช่วยให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกัน มองเห็นเป็นภาพรวมเดียวกัน การวัดผลการในการทำงานของพนักงาน โดยให้ความสำคัญในเรื่องของเวลาในการทำงาน (Lead time) เพื่อเป็นตัวกำหนดคุณภาพและประสิทธิภาพการทำงานว่า มีความก้าวหน้าหรือต้องปรับปรุงส่วนใด และนี่คือสิ่งที่บริษัท CEVA Logistics (Thailand) ยึดถือเป็นกุญแจในการประสบความสำเร็จมาจนถึงทุกวันนี้