ดร. เคนท์ โกคิง พาร์ทเนอร์ กลุ่มธุรกิจที่ปรึกษาด้านการจัดการ บริษัท เอคเซนเชอร์ ประเทศไทย  และ คุณประมณ ฉัตรเจริญชัยกุล  ผู้จัดการอาวุโส  บริษัท เอคเซนเชอร์ ประเทศไทย เปิดเผยว่า เอคเซนเชอร์ ทำการวิจัยเชิงสำรวจบริษัทระดับโลกในอุตสาหกรรมแขนงต่างๆ รวม 432 ราย ในปี 2554 พบว่า ผลสำรวจยืนยันประสิทธิภาพของ “ยุทธศาสตร์บริหารงานจัดซื้อ 5 มิติ” เนื่องจากองค์กรระดับชั้นนำ (Masters) มีการบริหารงานด้านจัดซื้อที่ “เป็นเลิศ” หรือมีประสิทธิภาพสูงกว่าองค์กรส่วนใหญ่ทั่วไปรวมทั้งคู่แข่งอย่างเห็นได้ชัด

องค์กรเหล่านี้มีเจตนารมณ์ที่แน่วแน่ในการพัฒนาองค์กรสู่ความเป็นเลิศในทุกด้านของงานจัดซื้อ โดยพบว่ามีคุณลักษณะ

ที่สำคัญ 5 ประการดังนี้

1. “เข้าใจ”ยุทธศาสตร์องค์กร และสามารถนำไปปรับใช้ได้ในทางปฏิบัติ

2. ผนึกกำลังร่วมกับเครือข่ายซัพพลายเออร์อย่างมีประสิทธิภาพ

3. มีระบบสรรหาที่ดี และบริหารจัดการสินค้า-บริการอย่างแข็งขัน

4. มีการควบคุม-บริหารค่าใช้จ่ายได้อย่างรัดกุมคุ้มค่า พร้อมสร้างมูลค่าเพิ่ม

5. สรรหาและรักษาบุคลากรที่มีศักยภาพสูงได้ดี ทว่า ส่วนนี้ยังคงต้องได้รับพัฒนาต่อไป

ที่สำคัญคือ องค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง ได้ปรับเปลี่ยนจากการมุ่งเน้นที่ “ต้นทุนในการเป็นเจ้าของ” (Total Cost of Ownership) เป็นการเน้นสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่ระบบการจัดซื้อเพื่อผลทางสังคม สิ่งแวดล้อม และนวัตกรรม รวมเรียกว่า “มูลค่าการเป็นเจ้าของ” (Total Value of Ownership)

หัวใจสำคัญแห่งความเป็นเลิศเพื่อก้าวสู่องค์กรชั้นนำแห่งอนาคต จึงขึ้นอยู่กับเทคนิคการบริหารองค์กรใน 4 ด้าน ได้แก่

1. การบริหารความเสี่ยง: องค์กรชั้นนำมีการพัฒนาโครงการบริหารความเสี่ยงเพื่อให้สามารถรับมือกับปัญหา การขาดแคลนวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. การใช้ระบบวิเคราะห์ขั้นสูงเพื่อแก้ปัญหา: องค์กรชั้นนำมีการลงทุนด้านระบบวิเคราะห์ข้อมูลอย่างต่อเนื่อง เพื่อรับมือกับสถานการณ์เศรษฐกิจที่แปรปรวนได้อย่างทันท่วงที

3. ควบคุมการใช้จ่าย: ในปัจจุบัน มีองค์กรด้านการจัดซื้อเพียงไม่กี่แห่งที่ทำงานร่วมกับฝ่ายการเงินเพื่อบริหารอุปสงค์และอุปทานขององค์กรตลอดทั้งกระบวนการ

4. พัฒนาศักยภาพบุคลากร: การบริหารศักยภาพของบุคลากรยังคงเป็นเรื่องท้าทาย แต่เริ่มมีองค์กรชั้นนำบางแห่งที่ดำเนินการพัฒนาในส่วนนี้แล้ว และได้รับยกย่องว่าเป็นตัวอย่างที่ดีในแวดวงอุตสาหกรรมนั้นๆ

ประเด็นสำคัญจากงานวิจัย

•             77% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง ยึดยุทธศาสตร์ขององค์กรเป็นตัวนำร่องกลยุทธ์ด้านการจัดซื้อ เทียบกับองค์กรทั่วไปเพียง 29% ที่ใช้แนวทางนี้

•             90% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง มีกลยุทธ์ที่มุ่งเน้นการสร้างมูลค่าเพิ่ม “ให้งานจัดซื้เป็นมากกว่าความคุ้มค่าของเม็ดเงิน”

•             2 ใน 3 หรือราว 67% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง พัฒนาองค์กรโดยขยายความร่วมมือสู่ซัพพลายเออร์เจ้ารองๆ นอกเหนือจากเจ้าหลัก เทียบกับองค์กรทั่วไปเพียง 11% ที่ใช้แนวทางนี้

•             60% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง มีการติดตามผลงานของซัพพลายเออร์อย่างแข็งขัน เทียบกับองค์กรทั่วไปเพียง 18% ที่ใช้แนวทางนี้

•             81% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง มีการใช้เทคโนโลยีในกระบวนการจัดซื้อทั้งระบบ เทียบกับองค์กรทั่วไปเพียง 34% ที่ใช้แนวทางนี้

•             แม้ว่าองค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูงจะสามารถสรรหาและพัฒนาบุคลากรที่มีศักยภาพสูงได้ดี แต่มีเพียง 40% ขององค์กรชั้นนำที่มีโครงการพัฒนาเสริมศักยภาพบุคลากรที่ชัดเจนเป็นระบบ

กรณีศึกษา: กลุ่มธุรกิจปิโตรเคมีและการกลั่น ในเครือ ปตท.

•             หน่วยงานด้านการจัดซื้อของบริษัทต่างๆ ในเครือ ปตท. ทั่วโลกมีการดำเนินงานที่เป็นอิสระ โดยแต่ละบริษัทรับผิดชอบการสรรหา จัดจ้าง รวมถึงการบริหารความสัมพันธ์ซัพพลายเออร์ของตน

•             มีการจัดตั้งหน่วยงานใหม่ขึ้นเพื่อดูแลงานจัดซื้อแบบรวมศูนย์ในระดับกลุ่ม ส่งผลให้โครงสร้างการจัดซื้อมีรูปแบบผสมผสาน เอื้อประโยชน์ต่อการจัดซื้อและเพิ่มอำนาจการต่อรองของเครือ ปตท. ทั้งหมด

•             หน่วยงานใหม่นี้ไม่มีหน้าที่ในกระบวนการซื้อ-ขายระดับปฏิบัติการ (อาทิ ไม่ต้องรับเอกสารขอซื้อ ไม่ต้องเติมเต็มคำสั่งซื้อ) แต่มีหน้าที่กำกับดูแลและระบุกลยุทธ์การสรรหาและจัดซื้อเพื่อให้บริษัทในเครือสามารถดำเนินการตามนั้นได้

•             ภายใต้โครงสร้างการจัดซื้อแบบรวมศูนย์นี้ ปตท. จะมีข้อมูลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์แต่ละเจ้ามากพอๆ กัน ส่งผลให้สามารถบริหารจัดการซัพพลายเออร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีซัพพลายเออร์ใหม่ๆ เป็นตัวเลือกมากขึ้น

กรณีศึกษา: ไมเนอร์ กรุ๊ป

•             ประสบปัญหารุนแรงเกี่ยวกับขาดแคลนวัตถุดิบบางประเภท อันเนื่องมาจากสภาพอากาศและภัยพิบัติทางธรรมชาติซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ

•             ภาวะน้ำท่วมในหลายพื้นที่ของไทย ผลักดันให้โรงแรมและภัตตาคารหลายแห่งต้องมองหาทางเลือกอื่นๆ ในการจัดซื้อวัตถุดิบจากแหล่งใหม่ๆ

•             ไมเนอร์ กรุ๊ป ได้พัฒนาสู่การจัดซื้อวัตถุดิบในตลาดโลก เช่น ขยายฐานซัพพลายเออร์สำหรับสับปะรดและกุ้งซึ่งเป็นวัตถุดิบสำคัญให้ครอบคลุมประเทศไทยและประเทศอื่นๆ อาทิ เวียดนาม และฟิลิปปินส์ โดยในขณะนี้ บริษัทฯ มีแผนการจัดซื้อที่ครอบคลุมตลาดทั่วโลกอย่างมีกลยุทธ์ ซึ่งช่วยให้การบริหารซัพพลายเชนของบริษัทฯ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คุ้มค่าเม็ดเงิน และสร้างมูลค่าเพิ่มได้ทั้งในด้านนวัตกรรม และนำสินค้าออกสู่ตลาดได้เร็วขึ้น

Presentation: พลิกโฉม! ยุทธศาสตร์บริหารงานจัดซื้อ สู่องค์กรชั้นนำ