แต่เป็นกระบวนการที่มีหลายช่วง ประกอบด้วยหลายโครงการที่ต้องจัดลำดับความสำคัญตามความต้องการทางธุรกิจที่เร่งด่วนที่สุด เพื่อที่จะให้สำเร็จได้ ทั้งกระบวนการจะต้องสร้างแรงพลิกผันจากการลงทุนด้านโลจิสติกส์ที่มีอยู่แล้วในโครงสร้างพื้นฐานอย่างเต็มที่ การเปลี่ยนแปลงสู่โลจิสติกส์ระดับโลกแบ่งได้เป็น 2 ระยะหลักๆ (แม้ว่าบางบริษัทอาจต้องการมีขั้นตอนอื่นๆ เพิ่มเติมได้) ขั้นตอนคือ การระบุยุทธศาสตร์ในการเปลี่ยนแปลง การออกแบบโครงสร้างพื้นฐานใหม่ และการเริ่มนำมาใช้งาน ระยะนี้จะเป็นไปตามประเด็นยุทธศาสตร์ที่ขาดไม่ได้บางอย่าง เช่น ความแข็งแกร่งขององค์กร ความเป็นผู้นำและการดำเนินการ การทำสอดคล้องกับกฎต่างๆ การผสมผสานรวมกันหรือคอนเวอร์เจนซ์และการทำให้เรียบง่าย การวัดผลสมรรถนะ การจัดจ้างงานออกไปภายนอกหรือเอาต์ซอร์สและการปรับแต่งเครือข่ายให้เหมาะสมที่สุด หรือกล่าวได้ว่า กิจกรรมในด้านโลจิสติกส์ควรมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการสร้างการปรับปรุงบางอย่างในหัวข้อด้านหนึ่งหรือหลายด้านกิจกรรมอื่นๆ ควรจะจัดการใหม่หรือกำจัดทิ้งในระหว่างการเปลี่ยนแปลง
 

ในระยะที่ 1 สายงานธุรกิจต่างๆ จะตกลงใจเข้ามีส่วนร่วมกับการเปลี่ยนแปลง จะต้องมีการสร้างมาตรวัดทางธุรกิจที่ชัดเจนเพื่อให้สายงานธุรกิจต่างๆ สามารถเข้าใจผลประโยชน์ที่จะได้รับจากการเข้าร่วมด้วย ยิ่งตกลงใจเข้ามีส่วนร่วมมากเท่าใด การปรับแต่งเครือข่ายของตัวเองก็จะยิ่งก้าวหน้าไปได้ไกล และในทำนองเดียวกัน ก็จะยิ่งสร้างผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้มากเท่านั้น ทุกสายงานธุรกิจน่าจะเห็นได้ว่าการจัดส่งมีความน่าเชื่อถือมากกว่าเดิมและตอบสนองได้ดีขึ้น จากการเข้ามามีส่วนร่วมกับกระบวนการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องแน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจกรณีทางธุรกิจของพวกเขาเองในการเข้ามามีส่วนร่วม ในระยะที่ 1 คุณจะสร้างแผนผังเส้นทางโดยรวมของการเปลี่ยนแปลงโดยการวิเคราะห์กระบวนการธุรกิจและเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโลจิสติกส์ และระบุช่วงห่าง (Gap) ระหว่างจุดที่คุณอยู่ในปัจจุบันกับเป้าหมายในอนาคต หลังจากที่คุณเข้าใจความเกี่ยงโยงและพึ่งพาระหว่างโครงการต่างๆ ที่จะนำคุณไปถึงจุดนั้นได้แล้ว คุณจะสามารถกำหนดเส้นเวลา (Timeline) และวางผังเส้นทางโครงการเทียบกับเป้าหมายได้ ในช่วงนี้คุณอาจพบว่า การเทียบเคียง (Benchmark) กระบวนการของคุณกับคู่แข่งรายหลักๆ ในอุตสาหกรรม อาจมีประโยชน์ในการสร้างแผนผังเส้นทางสู่การเป็นองค์กรชั้นนำได้

ในระยะที่ 2 คุณจะเริ่มต้นใช้งานและปรับแต่งระบบใหม่ของคุณ มีหลายบริษัทเปลี่ยนไปใช้การเอาต์ซอร์สปฏิบัติการโลจิสติกส์บางอย่างมากขึ้น เช่น การขนส่ง ปฏิบัติการคลังสินค้า ตัวแทนศุลกากร และบริการทางการเงิน เพื่อสร้างระบบที่ต้นทุนโลจิสติกส์สามารถแปรผันได้ตามแต่ละธุรกรรม ความสามารถเช่นนี้ช่วยให้ปฏิบัติการธุรกิจของบริษัทมีความยืดหยุ่นเพิ่มขึ้นมาก การปรับปฏิบัติการลอจิสติกส์และการจัดการให้รวมอยู่ที่ศูนย์กลางมากขึ้น (หรือการรวมและปรับปฏิบัติการเหล่านั้นในเรียบง่ายขึ้น) สามารถเปลี่ยนองค์กรของคุณจากการเป็นองค์กรที่มีต้นทุนคงที่และอิงสินทรัพย์ มาสู่การเป็นองค์กรที่มีพลังพลิกผันอย่างเต็มที่ได้ด้วยโครงสร้างต้นทุนแบบแปรผันและยืดหยุ่น กระบวนการและการรายงานผลแบบอัตโนมัติอาจช่วยคุณปรับปรุงประสิทธิภาพและสนับสนุนการติดตามผลอย่างต่อเนื่องและจัดการสมรรถนะได้ ซึ่งจะช่วยให้บริษัทขยายตัวตามปริมาณภาระงานได้โดยไม่ต้องถูกจำกัดโดยต้นทุนที่เพิ่มขึ้นอย่างไม่เป็นสัดส่วน

1.สร้างการเชื่อมต่อระหว่างคู่ค้า
เมื่อปริมาณของการนำเข้าเพิ่มขึ้น การเชื่อมต่อระบบงานเพื่อให้ดำเนินการโดยอัตโนมัติ และสร้างความสามารถที่จะใช้ระบบการวางแผน ปรับแต่ง และดำเนินการอื่นๆ จึงกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ จำนวนฝ่ายและเอกสารที่เกี่ยวข้องที่มีมากมายมหาศาลเปิดช่องให้คุณเผชิญกับความเสี่ยงและมีภาระมากมายในแง่ของการทำตามกฎเกณฑ์บังคับ ตารางเวลาการจัดส่ง ความผิดพลาด และสุดท้ายคือความพึงพอใจของลูกค้า ตัวอย่างเช่น การขนส่งด้วยคอนเทนเนอร์เพียงตู้เดียวอาจมีผู้เกี่ยวข้องและเอกสารที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก เกตเวย์บริการข้อมูล (Data Service Gateway) อาจทำหน้าที่เป็นนายหน้าข้อมูลระหว่างคุณและคู่ค้าของคุณในโซ่อุปทานได้ โดยการเชื่อมโยงคู่ค้า โปรแกรมต่างๆ บริษัทขนส่ง หน่วยงานศุลกากร และธนาคารเข้าด้วยกัน ส่วนเชื่อมต่อที่ถูกทำให้เป็นมาตรฐานสามารถช่วยให้คู่ค้าและลูกค้าปฏิสัมพันธ์กันได้ตลอดเวลา จากทุกสถานที่ในโลก เกตเวย์เดียวกันยังสามารถช่วยลดต้นทุนในการเข้าและออก ลดเวลาในการติดตั้งส่วนเชื่อมต่อ ลดเวลาของธุรกรรม และลดความเสี่ยงของธุรกิจด้วย มันจะทดแทนการที่ต้องเชื่อมต่อกับระบบจำนวนมากที่คุณเคยใช้เชื่อมโยงหลายๆ แผนกเข้ากับคู่ค้าหลายๆ ราย
 

นอกจากส่วนที่เพิ่มมาจากเกตเวย์แล้ว บริษัทต่างๆ ยังสามารถพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านศุลกากรทางอิเล็คทรอนิคส์ได้ เพื่อใช้เป็นจุดรวมของนายหน้า และแหล่งอุปทานต่างๆ   ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่เป็นศูนย์กลางในระดับโลกสามารถช่วยได้ และความสามารถอื่นๆ ที่ช่วยให้ประมวลผลได้โดยไร้เอกสาร ช่วยให้ทดสอบธุรกรรมได้ และช่วยให้เข้าถึงคำสั่งการจัดส่งที่เป็นขั้นตอน   ผลประโยชน์มีมากมาย ทั้งต้นทุนที่ลดลงและเป็นต้นทุนแปรผันได้มากขึ้น ความน่าเชื่อถือที่เพิ่มขึ้น มีความสามารถที่จะเปลี่ยนผู้จัดส่งวัตถุดิบได้ในกรณีที่ธุรกิจต้องมีการเปลี่ยนแปลง ทำตามมาตรฐานระดับโลกได้โดยไม่สูญเสียความยืดหยุ่นในระดับท้องถิ่นไป และทำตามกฎเกณฑ์ได้ดียิ่งขึ้น

2. รู้จักอุตสาหกรรมของตัวเอง
 มีหลายบริษัทเลือกที่จะหาบุคคลที่ Forrester Research เรียกว่า “ผู้อำนวยการการค้าระดับโลก” (Global Trade Orchestrator) เพื่อช่วยเหลือในการออกแบบระบบโลจิสติกส์ใหม่อีกครั้ง และจัดการระบบลอจิสติกส์ของพวกเขา   หุ้นส่วนในลักษณะนี้จะต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับระบบ กระบวนการ ข้อมูล และข้อจำกัดต่างๆ ที่มีผลต่อผู้ให้บริการทุกรายที่มีส่วนร่วมในการเคลื่อนย้ายคอนเทนเนอร์หนึ่งจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่งอย่างละเอียด อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณจะเอาต์ซอร์สความสามารถในการอำนวยการนี้จากภายนอกหรือสร้างขึ้นจากภายในองค์กร การมีประสบการณ์เกี่ยวกับการบูรณาการหน้าที่ด้านโลจิสติกส์และธุรกิจตลอดโซ่อุปทานขาเข้าทั้งหมดเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ในอุดมคติ กลุ่มทักษะที่ควรมีคือ ความรู้โดยตรงเกี่ยวกับเรื่องการนำเข้าทั้งหมด ซึ่งรวมถึง การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การค้าขาย (สำหรับบริษัทค้าปลีก) การจัดหา การจัดซื้อ การจัดการคำสั่งซื้อ การวางแผนและดำเนินการลอจิสติกส์ในระดับโลก การกระจายสินค้า กฎหมายเกี่ยวกับการค้าและศุลกากร และการชำระหนี้ทางการเงินและการตรวจสอบเครดิต

3. การสร้างกรอบการทำงานของระบบและกระบวนการนำเข้าแบบบูรณาการ
 ในการสร้างกรอบการทำงานของการนำเข้าที่ช่วยให้เรามีภาพรวมเกี่ยวกับหน้าที่ด้านการนำเข้า ยังมีขั้นตอนสำคัญที่ขาดไม่ได้อีกหนึ่งขั้นตอน คือ ความสามารถที่จะรักษาความยืดหยุ่นและเร่งเวลาในการเข้าสู่ตลาด (Time-to-market) ของผลิตภัณฑ์ที่มีการจัดหาจากทั่วโลก มุมมองที่มีภาพเดียวที่เป็นผลมาจากกรอบการทำงานแบบนี้ช่วยให้เรามีข้อมูลในการตัดสินใจทางธุรกิจมากขึ้น และช่วยรองรับการเติบโตของปริมาณการนำเข้าที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เมื่อมองจากมุมนี้ ลอจิสติกส์เป็นหน้าที่ทางธุรกิจที่อยู่ในแนวนอนซึ่งสนับสนุนส่วนหลักๆ ส่วนอื่นๆ ในธุรกิจ เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การจัดหาระดับโลก การจัดซื้อ และการเงิน หน้าที่เหล่านี้ก็จะได้รับการสนับสนุนจากกระบวนการที่บูรณาการอยู่ด้วยอีกทอดหนึ่ง กระบวนการที่บูรณาการกันอยู่มีตั้งแต่ การจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ การคัดเลือกและการจัดการผู้ค้า การควบคุมคุณภาพ การขนส่งเพื่อการนำเข้าและการทำตามกฎเกณฑ์ จากนั้นจึงสามารถพิจารณาข้อมูลทั้งหมดที่บูรณาการอยู่ได้จากแผงควบคุม (Dashboard) ของการวางแผนและปฏิบัติการ ซึ่งสามารถสร้างรายงานสำหรับการจัดการได้ โครงสร้างของการนำเข้าจะต้องเชื่อมโยงเข้ากับซอฟต์แวร์วางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ (ERP) และใช้ประโยชน์จากระบบวิสาหกิจอื่นๆ เพื่อบูรณาการธุรกิจของคุณให้ได้อย่างครบถ้วน

ภาพโครงสร้างของโลจิสติกส์ขาเข้าแบบบูรณาการ สามารถสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมของคุณได้

4. การนำกรอบการทำงานการวางแผนทรัพยากรการขนส่งระหว่างประเทศมาใช้งาน
เพื่อบูรณาการกระบวนการของลอจิสติกส์ในระดับโลกที่กระจายตัว ไม่เป็นอัตโนมัติ และเป็นไซโล องค์กรต่างๆ จึงคิดเกี่ยวกับกรอบการทำงานที่ขนานไปกับการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจมากขึ้น   กรอบการทำงานการวางแผนทรัพยากรการขนส่ง (Transportation Resource Planning: TRP) ระหว่างประเทศสามารถช่วยให้คาดการณ์เกี่ยวกับการจัดส่งคอนเทนเนอร์ได้มากขึ้น มองเห็นและรับรู้ข้อมูลได้สำหรับทั้งองค์กร และสำหรับหุ้นส่วนทุกรายด้วย และช่วยให้จัดการได้ง่ายขึ้น โครงสร้าง TRP มีส่วนประกอบหลักๆ อยู่ 4 ส่วน

• กระบวนการยุทธศาสตร์ – การพยากรณ์ การวางแผน และการทำสัญญา
• กระบวนการยุทธวิธี – การวาดแผนผังของการจัดส่งเทียบกับการพยากรณ์และคำสั่งซื้อ   การปรับแต่งแผนประสิทธิภาพการใช้คอนเทนเนอร์   การเลือกและการจองบริษัทขนส่ง และการสั่งการและจัดการส่วนที่เป็นข้อผิดปกติ
• การควบคุมกระบวนการ – การวิเคราะห์ข้อมูล การประเมินบริษัทขนส่งตามการทำตามสัญญา การให้คะแนนสมรรถนะ และการจัดการความสัมพันธ์กับบริษัทขนส่ง
• การบูรณาการ – บูรณาการกระบวนการเหล่านี้เข้ากับซอฟต์แวร์วิสาหกิจและการจัดการโซ่อุปทาน
กรอบการทำงาน TRP ที่นำมาใช้ช่วยปรับปรุงการตัดสินใจและปรับปรุงระดับการบริการอย่างต่อเนื่อง สามารถสร้างคุณค่าให้กับผู้ถือหุ้นได้ โดยการลดปริมาณของสินค้าคงคลังสำรองที่ถูกเก็บไว้เพื่อรองรับความแปรปรวนของการขนส่งทางทะเล เมื่อลดสินค้าคงคลัง TRP จึงสามารถช่วยลดต้นทุนและส่งเสริมให้องค์กรตรงกับเป้าหมายการผลิตแบบลีนและเป้าหมายของธุรกิจแบบตามสั่ง (On-demand) มากขึ้น

5. การทำให้ความได้เปรียบในการแข่งขันเกิดขึ้นจริง โดยการเปลี่ยนแปลงโลจิสติกส์
การเปลี่ยนแปลงปฏิบัติการลอจิสติกส์ของคุณทั่วองค์กรสามารถสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรของคุณอย่างเห็นได้ชัด การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยให้คุณคำนวณต้นทุนก่อนนำเข้าได้ดีขึ้น และทำการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดหาได้ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณเพิ่มผลกำไรโดยรวมได้ การเปลี่ยนแปลงเช่นนี้ยังสามารถช่วยคุณนำผลิตภัณฑ์ไปถึงตลาดได้เร็วขึ้นโดยการปรับให้ปฏิบัติการจัดหาและนำเข้าราบรื่นขึ้น และช่วยให้แน่ใจได้ว่าทั้งองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ได้อย่างง่ายดายและทั่วถึง คุณจะมีความจำเป็นใช้ทุนหมุนเวียนลดลงโดยการเพิ่มโอกาสในการร่วมมือกับบริษัทขนส่ง และโดยการปรับปรุงการพยากรณ์เกี่ยวกับการขนส่ง ผลประโยชน์บางส่วนที่ลูกค้าอาจได้รับคือ:

• การประหยัด (ประมาณ 40%) จากความหนาแน่นของช่องทางและประสิทธิภาพการใช้คอนเทนเนอร์ที่สูงขึ้น
• การประหยัด (ประมาณ 14%) ในส่วนของต้นทุนรวมในการขนส่งระหว่างประเทศ โดยการปรับแต่งส่วนผสมระหว่างการขนส่งทางทะเลกับทางอากาศ
• ลดเวลาเดินทางจริง (มากถึง 5 วัน) โดยการประสานงานบริการกับผู้ให้บริการ
• ลดต้นทุนได้ (2-10%) จากการตรวจสอบใบกำกับสินค้าที่ครบถ้วน
• ผลิตภาพเพิ่มขึ้นโดยกระบวนการและเครื่องมือที่เป็นอัตโนมัติ

จากการใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญที่คุณมีอยู่ คุณสามารถดำเนินการตามเส้นทางของการเปลี่ยนแปลงที่นำเสนอนี้ได้ ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนและเวลาที่ต้องใช้ในการเปลี่ยนแปลงด้วย ท้ายที่สุดแล้ว คุณจะดำเนินการเพื่อปกป้องประโยชน์ในเชิงเศรษฐศาสตร์ที่คุณได้รับจากการจัดหาระดับโลก จากผลกำไรที่ถูกกัดกร่อนไปโดยต้นทุนที่กำลังเพิ่มขึ้น และจากความซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการลอจิสติกส์ระดับโลก ในระหว่างทางนี้เอง คุณจะได้สร้างให้บริษัทของคุณมีความยืดหยุ่นและคงทนมากขึ้นเมื่อต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดที่เกิดขึ้นเป็นประจำในสภาพแวดล้อมของการค้าระดับโลกที่ผันผวนในปัจจุบัน   ประโยชน์ของยุทธศาสตร์เช่นนี้สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มสำหรับผู้ถือหุ้นได้อย่างเห็นได้ชัด

ที่มา: ดัดแปลงจาก Taylor, Colin, Five reasons why global logistics is moving from the basement to the boardroom — and five steps to transformation, IBM Global Business Services White Paper
เกี่ยวกับผู้เขียน: Colin Taylor เป็น Associate Partner ในส่วนของ Supply Chain Management Services ของ IBM Global Business Services   มีความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับโลจิสติกส์ระดับโลกและการขนส่งทางทะเล  

ดร.วิทยา สุหฤทดำรง ผู้อำนวยการสถาบันวิทยาการโซ่อุปทาน มหาวิทยาลัยศรีปทุม This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it