พัฒนาการดังกล่าวได้ส่งผลให้บริษัท อินเตอร์คอมพิวเตอร์ จำกัด ซึ่งทำธุรกิจโรงพิมพ์โดยผลิตสิ่งพิมพ์ประเภทแบบฟอร์มธุรกิจ (business form) เป็นหลักมากว่า 23 ปี ตั้งแต่ยุคบุกเบิกรุ่นพ่อต้องพยายามปรับตัวให้ทันกับกระแสการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

สุวดี จักกะพาก กรรมการบริหาร บริษัท อินเตอร์คอมพิวเตอร์ จำกัด (ICC) และ เลิศสาร ตันติศรีสุข กรรมการผู้จัดการ บอกเล่าถึงปัญหาให้ฟังว่า ปัจจุบันตลาดคอมพิวเตอร์ฟอร์มมีการแข่งขันค่อนข้างสูงมาก จากอดีตมีผู้ประกอบการธุรกิจประเภทนี้ไม่ถึง 10 บริษัท ปัจจุบันมีเกือบ 200 บริษัท และดูทิศทางตลาดมีการทำเป็นออนไลน์มากขึ้น เพื่อลดการใช้กระดาษลง (paperless) บริษัทต้องพยายามปรับตัวด้วยการฉีกแนวการสร้างรูปแบบผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ เข้ามาเสริม นอกจากการพิมพ์คอมพิวเตอร์ฟอร์มธรรมดาต้องพยายามสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับตัวสินค้า

เช่น การออกแบบฟอร์มให้แปลกออกไป การผลิตพวกบัตรสมาชิกการทำงานเข้าม้วน เข้าเล่ม สลิป บัตรเอทีเอ็ม งานผลิตซอง ฉลาก สติกเกอร์สำหรับบรรจุภัณฑ์ โบรชัวร์ แผ่นพับ คูปอง ใบหุ้น ใบรับประกัน อย่างไรก็ตามคิดว่าเมืองไทยการไม่ใช้กระดาษ 100% เลยคงยาก จึงสนใจเข้าร่วมโครงการโลจิสติกส์คลินิก เพื่อพัฒนาขีดความสามารถผู้ประกอบการของสภาอุสาหกรรมแห่งประเทศไทย (ส.อ.ท.)

สินค้าคงคลังล้นสต๊อกแต่ขาดวัตถุดิบ

งานของบริษัทอินเตอร์ฯส่วนใหญ่เป็นงานผลิตตามคำสั่ง 95% บริษัทมีอัตราของงานที่ทำไม่ทัน ส่งมอบสินค้าไม่ทัน บางครั้งปริมาณงานมาก วัตถุดิบมีไม่เพียงพอทำให้การพิมพ์สะดุด

หลังจากทีมผู้เชี่ยวชาญจากโครงการ โลจิสติกส์คลินิกเข้ามาวินิจฉัยพบว่าสินค้าคงคลังของบริษัทมีมากเกินไป และขาดการบริหารจัดการระบบภายในคลังสินค้า เพราะงานกระดาษมีหลากหลายร้อยชนิด หลายขนาด หลายสี การพิมพ์เอกสารแต่ละชนิดมีกระดาษหลายชั้น หลายสี

ระบบการทำงานยังซ้ำซ้อน ขาดการประสานงานระหว่างแผนก แต่ละแผนก จัดทำข้อมูลของตัวเองขึ้นมา ไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลกัน

ด้านฝ่ายวางแผนที่ผ่านมาวางแผนเสร็จ แต่ไม่เคยไปดูการทำงานว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ จากกระบวนการแรกไปจนถึงกระบวนการสุดท้าย

นอกจากนี้ เรื่องงานด่วนเป็นอีกปัญหา บางทีวางแผนไปแล้วมีงานด่วนเข้ามาแทรก การใช้กระดาษจะผิดพลาดหมด พอแทรกมากๆ งานที่ไม่ด่วนก็กลายเป็นงานด่วน

ยกเครื่องคลังสินค้าประหยัดได้ 7 ล้าน

ที่ปรึกษาได้เสนอแนะปรับปรุงกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เริ่มต้นจากฝ่ายขายต้องพยากรณ์เป้าหมาย จากที่เมื่อก่อนไม่เคยทำ พอได้งานมาก็มาสั่งทำ ในแต่ละสัปดาห์ต้องกลับไปดูความถี่ในการสั่งซื้อของลูกค้า ทุกสัปดาห์บังคับให้มีการประชุมทุกวันจันทร์ เพื่อให้นำออร์เดอร์ล่วงหน้าที่ได้รับ หรือคาดการณ์ว่าได้แน่ๆ แล้วมานั่งคุยกัน แต่เน้นในเรื่องการเชื่อมโยง โลจิสติกส์คือการเชื่อมโยงบริษัทกับลูกค้า

เมื่อมีงานใหญ่ๆ ควรจะมาบอกให้กับฝ่ายวางแผน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายคลังสินค้า 4 แผนกนี้ต้องเข้ามาคุยกัน จากเดิมนานๆ ประชุมครั้งหนึ่ง

ตอนนี้ฝ่ายจัดซื้อต้องไปไล่ดูเลยว่า ต้องจัดเตรียมวัตถุดิบอะไรบ้าง ในขณะเดียวกันฝ่ายวางแผนจะรู้แล้วว่าจะรับมือได้เท่าไร จะมีการปรับปรุงเรื่องฐานข้อมูลต่างๆ ให้เรียลไทม์มากขึ้น หลังจากการประชุมทุกคนก็จะรับรู้ข้อมูลร่วมกัน

ปัจจุบันที่ได้ผลดีมากคือการลดปริมาณสินค้าคงคลัง โดยเฉพาะกระดาษลดลงได้จำนวนมาก และมีของพอใช้

มีการจัดระบบข้อมูลให้เรียลไทม์ขึ้น งานเริ่มนิ่งเรื่องงานแทรกจะน้อยลง จัดคนที่เคยทำงานซ้ำซ้อน ก็แบ่งหน้าที่กระจายมาให้เหมาะสม มีการอบรมพัฒนาคน

การปรับปรุงในภาพรวมมีการไหลลื่นดีขึ้น มีการวัดประสิทธิภาพในการทำงานแต่ละแผนก จากเดิมมีการวัดในแง่งานที่ผิดพลาด

มีการนำข้อมูลที่เก็บไว้ทั้งหมดมาวิเคราะห์ มีการตั้งเป้า หลังจากนั้นมีการเก็บวัดผลว่าที่ตั้งเป้าไว้ได้ผลตามนั้นหรือไม่ ถ้ายังไม่ได้ก็มาพิจารณาว่ามีปัญหาอะไรแล้วนำไปสู่การแก้ไข

ถ้าเราบริหารจัดการสินค้าได้ดี จะช่วยลดต้นทุนได้มาก อย่างในคลังสินค้า ที่ปรึกษาช่วยจัดการ จัดทำเลย์เอาต์ใหม่ มีการแบ่งสินค้าออกเป็นสินค้าเคลื่อนย้ายบ่อยจัดอยู่ใกล้ฝ่ายผลิต เคลื่อนย้ายน้อย ออกแบบจัดวางเป็นกลุ่ม จากเมื่อก่อนจัดแบ่งเป็นประเภท เป็นชนิด โดยไม่ได้คำนึงว่าสินค้าตัวไหนมันเคลื่อนไหวบ่อย พอย้ายมากๆ สินค้าวัตถุดิบก็เสียหาย มีการแบ่งโซนโดยมีการจัดแบ่งสินค้าเป็นเอ บี ซี คือ หมุนเร็ว, ปานกลาง, ช้า

หลังจากที่ลดสต๊อกความวุ่นวายของสินค้า สินค้าเสียหายน้อยลง สินค้าที่คิดว่า มีไม่เพียงพอจะน้อยลง ตรงนี้คือได้มากๆ เห็นผลชัดเจน เฉพาะการจัดคลังสินค้า ให้เข้าระบบสต๊อกสามารถลดลงไปได้ 20% และสามารถจะประหยัดเงินไปได้ ประมาณ 7 ล้านบาทต่อปี เท่ากับลด เงินจมได้

ตอนนี้ยังต้องปรับปรุงต่อเนื่อง ปีนี้บริษัทขอเข้าร่วมโครงการโลจิสติกส์คลินิกต่อเป็นปีที่ 2 ตั้งเป้าไว้ในปี 2551 จะพยายามลดให้ได้ 7.35 ล้านบาท

การทำโลจิสติกส์ให้สำเร็จนั้น จำเป็นต้องแชร์ข้อมูลที่ถูกต้อง บางบริษัทคงกังวลว่าข้อมูลที่เป็นความลับจะถูกเปิดเผย หรือนำไปบอกแก่คู่แข่ง ก็ต้องเลือกคนที่จะเข้ามาให้คำปรึกษาต้องเป็นหน่วยงานที่เชื่อถือได้ แต่ถ้าเราไม่เปิดกว้างรับการพัฒนาใหม่ๆ เข้ามา ท้ายสุดเราก็จะอยู่ไม่ได้ และเรื่องความร่วมมือของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ จะทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ถ้าไปจับผิดก็จะไม่มีใครให้ความร่วมมือ พนักงานก็จะปิดตรงนั้นไว้