ดังนั้นประชาชาติธุรกิจจึงขอนำเสนอประสบการณ์ขององค์กรชั้นนำขนาดใหญ่มาสะท้อนให้เห็นภาพถึงการทำงานในปัจจุบันและอนาคตจะไร้กระดาษอย่างไรอย่างละเอียด

เริ่มจาก สุวิทย์ ปุญญพัฒนกุล ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด บริษัท เอสเอพี ประเทศไทย จำกัด ผู้นำในระบบซอฟต์แวร์บริหารจัดการระดับโลกได้มาแนะนำซอฟต์แวร์ดีๆ ที่จะเป็นประโยชน์กับธุรกิจ เอสเอ็มอี เพื่อให้ก้าวทันกับการค้ายุคไร้กระดาษว่า ในอดีตที่ผ่านมาเอสเอพีจะเน้นให้องค์กรนำซอฟต์แวร์ระบบการวางแผนทรัพยากรภายในองค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP) ไปใช้ให้ได้ประโยชน์สูงสุด โดยซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะครอบคลุมการทำงานทั้งระบบบัญชี-การเงิน จนถึงระบบโลจิสติกส์ การบริหารสินค้าคงคลัง การปฏิบัติงานของพนักงาน จนถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคล แม้ว่าปัจจุบันในต่างประเทศจะเลิกใช้ระบบอีอาร์พีแล้ว แต่ในประเทศไทยคิดว่าในหลายๆ องค์กรยังจำเป็นต้องใช้

โดยเฉพาะธุรกิจเอสเอ็มอี ลูกค้าส่วนใหญ่กำลังประสบปัญหาภายในองค์กร คือมีระบบที่มากมายจนเกินไป ข้อมูลที่มีอยู่ไม่แน่ใจว่าถูกต้องหรือไม่ ไม่สามารถนำระบบทั้งหมดเข้ามาเชื่อมโยงเป็นฐานข้อมูลเดียวกันได้
 
ปัญหานี้ควรถูกแก้ไขโดยซอฟต์แวร์ สมัยใหม่ที่เชื่อมโยงทั้งหมดเข้ามาเป็นระบบเดียวกันและเป็นฐานข้อมูลเดียวกัน ผลิตสินค้าได้ครบวงจร ได้ผลประโยชน์ กำไรสูงสุดด้วยระบบอีอาร์พี จะช่วยลดความ ผิดพลาด ลดความซ้ำซ้อน ลดการใช้กระดาษต่างๆ ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง รวดเร็ว และตัดสินใจได้ ผลิตสินค้าได้ครบวงจร ได้ผลประโยชน์ กำไรสูงสุด

และเมื่อบริหารจัดการซัพพลายเชนภายในองค์กรสมบูรณ์แล้ว ต้องไปเชื่อมโยงกับระบบซัพพลายเชนของทั้งคู่ค้าและซัพพลายเออร์ ในอนาคตเมื่อบริษัทเจริญเติบโตขึ้นต้องออกไปแข่งกับตลาดโลกต้องมีการทำเครือข่ายการค้าบนอินเทอร์เน็ต

กลุ่มธุรกิจที่เป็นเอสเอ็มอีอาจจะต้องรวมกลุ่มกัน แล้วก็ลงทุนหาระบบที่ทำซัพพลายเชนได้ครบวงจร ยกตัวอย่างบริษัทโตโยต้า พยายามทำซัพพลายเชนตั้งแต่ต้นน้ำไปปลายน้ำ ลงทุนระบบทำพยากรณ์ความต้องการให้กับซัพพลายเออร์ โตโยต้าต้องการข้อมูลอะไรบ้างจะส่งให้ซัพพลายเออร์ และซัพพลายเออร์ต้องการข้อมูลอะไรจากโตโยต้า เช่น ระบบวอลุ่มเท่าไหร่ ปริมาณการพยากรณ์ จำนวนการสั่งซื้อ ขณะเดียวกันในมุมของซัพพลายเออร์ก็ต้องทำพยากรณ์ว่า ในระบบการผลิตจะได้เท่าไหร่ เพื่อจะได้สนับสนุนให้เพียงพอกับความต้องการของโตโยต้า

ตัวซอฟต์แวร์สามารถหาจุดที่เหมาะสม เช่น ถ้าต้องการจะผลิตอะไรสักอย่างหนึ่งภายใต้โมเดลที่กำหนด สามารถที่จะหาจุดที่เหมาะสมให้ได้กำลังการผลิตที่สูงที่สุดภายใต้ต้นทุนการผลิตที่น้อยที่สุด เช่น จะผลิตสินค้าหนึ่งชนิดจะพยากรณ์ล่วงหน้าว่า ภายใต้ไลน์ผลิตเดียวกันจะผลิตสินค้าพร้อมกัน 2-3 ชนิดจะต้องทำอย่างไรเพื่อให้ได้ระบบการผลิตที่สูงที่สุด

ขณะเดียวกันการผลิตไม่ว่าจะเป็นภายในองค์กรตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำสามารถวางแผนวางฐานข้อมูลต่างๆ ได้ และเมื่อมีปัญหาจะมีการเก็บบันทึกข้อมูลต่างๆ ไว้ เพื่อให้สามารถเข้าไปแก้ปัญหานั้นได้ โดยจะมีระบบการเตือนในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การผลิต วัสดุว่าพอหรือไม่ เครื่อง จักรในการผลิตโอเวอร์โหลดเกินไปหรือไม่

นอกจากนี้สินค้าที่จะนำมาผลิต หากวัตถุดิบมีไม่เพียงพอ การมีระบบซัพพลายเชนที่ดีระบบสามารถพยากรณ์ล่วงหน้าได้ว่าเมื่อไหร่ถึงเวลาที่ต้องสั่งซื้อ ระบบสามารถที่จะพยากรณ์ว่าผลิตสินค้าออกมาแล้วจะจัดส่งไปตรงส่วนไหน

รวมถึงการวางแผนการขนส่ง เรื่อง เส้นทางการขนส่งควรจะใช้เส้นทางใดให้ได้กำไรสูงที่สุด ทำอย่างไรจะขนส่งต่อรอบได้สูงที่สุด

เคยสงสัยหรือไม่ว่า ลูกค้า 2 รายซื้อซอฟต์แวร์เหมือนกัน เวอร์ชั่นเดียวกัน รายหนึ่งสำเร็จอีกรายไม่สำเร็จเพราะอะไร จะมีปัจจัย 2 ส่วน ส่วนแรกคือ การประยุกต์ใช้ตามคำแนะนำของที่ปรึกษา ก็คาดหวังว่าที่ปรึกษาต้องเข้าไปให้ข้อมูลที่ถูกต้อง แต่ถ้าคุณกลับไปถามที่ปรึกษาจะบอกว่า เสนอโซลูชั่นมาแล้วใครเป็นผู้ดำเนินการ เพราะฉะนั้นจุดใหญ่มาจากทั้งสองฝ่าย ฝ่ายหนึ่งคือที่ปรึกษาก็ต้องมีโนว์ฮาวพอสมควร แต่ที่สำคัญที่สุดคือลูกค้า โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง

การบริหารทรัพยากรในองค์กรให้ได้ประโยชน์สูงสุดต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานภายในองค์กร ผู้บริหารระดับสูงต้องตัดสินใจ เพราะการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานจะกระทบกับทุกๆ หน่วยงาน คน สิ่งของ เครื่องจักร วัสดุ บัญชี ทุกอย่าง ไม่ใช่ฝ่ายไอที ซอฟต์แวร์ตัวเดียวใช้ทั้งองค์กร อยากให้ นึกว่าระบบอีอาร์พีคือกระดูกสันหลังของคุณเอง เพราะฉะนั้นคุณต้องให้ความสำคัญ

"ผมเชื่อว่าธุรกิจสมัยใหม่ในปัจจุบันต้นทุนเรื่องการขนส่งเป็นต้นทุนที่ค่อนข้างจะหนักในปัจจุบัน เพราะฉะนั้นผมย้ำว่า ถ้าเราจะทำซัพพลายเชนให้สมบูรณ์แบบเราต้องเริ่มทำจากองค์กรเราก่อน หลังจากนั้นก็เริ่มดิวกับคู่ค้า แล้วความฝันก็คือเราต้องดิวให้ครบตลอดห่วงโซ่"