ดังตัวอย่างงานวิจัยของ ผศ.ดร.เตือนใจ สมบูรณ์วิวัฒน์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี ซึ่งทำการวิจัยโซ่อุปทานของหัตถกรรมจักสานกระเป๋าผักตบชวาเพื่อการส่งออก ซึ่งทาง ผศ.ดร.ดวงพรรณ กริชชาญชัย ศฤงคารินทร์ ศูนย์การจัดการโลจิสติกส์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล นำเรื่องราวมาถ่ายทอดให้รับทราบ

กรณีศึกษากลุ่มแม่บ้านในจังหวัดชัยนาท13 กลุ่ม รวมกันผลิตสินค้าจากผักตบชวา เป็นโซ่อุปทานซึ่งมีการรวบรวมวัตถุดิบผักตบชวาจากหลายแหล่งมาที่ศูนย์กลาง โดยมีกลุ่มบ้านอ้อยเป็นศูนย์กลางแล้วกระจายผักตบชวาสำหรับการผลิตไปยังหลายคนในหลายหมู่บ้าน เพื่อถักสานเป็นผลิตภัณฑ์ตามแบบแล้วทำการขนส่งกลับมาศูนย์ ซึ่งต้องรวบรวมให้ได้ทั้งปริมาณ คุณภาพ และเวลาตามที่ตกลงกับลูกค้าซึ่งจ้างผลิตเพื่อการส่งออก

สินค้าที่มียอดการสั่งซื้อมาก คือ กระเป๋ามีปริมาณมากกว่า 2,000 ใบต่อเดือน แต่ผลิตได้ 700 ใบ/เดือน และทางกลุ่มไม่มีความมั่นใจในการรับงานจำนวนมากขึ้น เนื่องจากเป็นงานที่มีหลายขั้นตอนและใช้เวลานาน ทำให้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ ทางนักวิจัยได้นำโจทย์นี้มาวิเคราะห์โดยใช้หลักการบริหารจัดการโซ่อุปทาน ทำให้ลดเวลาจาก 7 วัน/ใบ เป็น 1 วัน/ใบ ลดลง 85.7% ทำให้สามารถผลิตชิ้นงานได้มากขึ้น และส่งมอบให้ลูกค้าส่งออกได้ตามความต้องการ

3 ปมตอบสนองลูกค้าไม่ได้

1.การล่าช้าของงาน มักเลื่อนกำหนดส่งเนื่องจากเวลาที่ใช้ในการผลิตกระเป๋านาน 7 วันต่อ 1 ใบ สีกระเป๋าไม่ได้คุณภาพจากกระบวนการย้อมที่ต่างคนต่างย้อม

2.ความสูญเปล่าในการใช้วัตถุดิบ มีการจ่ายวัตถุดิบโดยไม่มีการวัดเทียบสัดส่วนการใช้วัตถุดิบกับกระเป๋า การเอาวัตถุดิบไปเป็นการคาดการณ์ในจำนวนเผื่อที่มากกว่าจำนวนต้องการไปมาก

3.ความล่าช้าในการตอบสนองลูกค้าและความเสียหายในการทำงานที่เกิดขึ้นจากการสื่อสารระหว่างแม่บ้านกับลูกค้าและเครือข่ายจากการเติบโตของความต้องการและจำนวนงานมีมากขึ้น การกระจายงานมีจำนวนมาก การบันทึกข้อมูลทุกอย่างไว้ด้วยกันหมดเป็นรายวัน แต่การนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผนและการติดตามงานเป็นไปได้ยาก ขาดระบบการใช้การบันทึกที่ช่วยในการติดต่องานเข้า ออกการผลิต

โครงสร้างโซ่อุปทาน เริ่มจากผู้ส่งวัตถุดิบจัดหาผักตบชวาส่งครั้งละ 100-200 กิโลกรัม เฉลี่ยเดือนละ 2 ครั้ง วัตถุดิบผ้าจะสั่งตามจำนวนคำสั่งซื้อของลูกค้า ใช้เวลา 5 วัน หูกระเป๋า (หูไม้, หูหวาย, หูยาง) สั่งตามจำนวนที่ใช้ ใช้เวลา 10 วัน สีย้อมผ้า สีย้อมกก และลูกปัด จะสั่งตามจำนวน ที่ใช้ ลูกค้าส่วนใหญ่จะสั่งซื้อแล้วมารับสินค้าเอง

การจัดการโลจิสติกส์และโซ่อุปทานภายในและภายนอก ทางกลุ่มจะกระจายผักตบที่ยังไม่ย้อมและไม่มีการทำเส้น พร้อมทั้งเส้นถักที่ยังไม่ย้อมให้ทางกลุ่มและหมู่ที่จะนำไปทำกระเป๋า หลังจากนั้นผู้ทำกระเป๋าแต่ละคนจะรับผักตบชวาไปทำเส้น ตัดเส้นและย้อมสีเอง แล้วสานเป็นกระเป๋า ใช้เวลาการผลิตทั้งหมด 1 อาทิตย์ต่อ 1 ใบ

ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ ผักตบชวาที่เป็นวัตถุดิบ มักเกิดของเหลืออยู่ตามบ้าน สีที่ย้อมมีความแตกต่างกันในแต่ละบ้าน ทำให้การผลิตใช้เวลานาน

การขนส่ง เริ่มจากแต่ละหมู่บ้านจะรับผักตบชวาไป แล้วนำกระเป๋ากลับมา ปัญหาจากการขนส่งส่วนมากเกิดกับหมู่บ้านที่อยู่ไกล สินค้าเสียหายจากการขนส่ง

กระบวนการทางธุรกิจ มีขั้นตอนการทำงานในกรณีที่กลุ่มออกแบบกระเป๋าใหม่เสนอให้ลูกค้า เริ่มจากการส่งแบบให้ลูกค้า ลูกค้าจะใช้เวลาพิจารณาแบบประมาณ 3 เดือน อาจมีการแก้ไขปรับปรุงแบบตามความต้องการของลูกค้า

เมื่อตกลงแบบได้ ลูกค้าจะสั่งซื้อ ทางกลุ่มจะต้องกำหนดวันส่งแล้วแจ้งให้ลูกค้าทราบ และต้องกระจายงานตามกลุ่มหมู่บ้านต่างๆ แล้ววางแผนการสั่งซื้อและจัดหาวัตถุดิบ ใช้เวลา 15 วัน

จากนั้นจึงเริ่มผลิตกระเป๋า เมื่อสมาชิกผลิตเสร็จจะนำมาส่งให้กลุ่มหมู่บ้าน แล้วจึงรวมกันส่งให้กลุ่มบ้านอ้อย กลุ่มบ้านอ้อยจะนำกระเป๋าที่รับมาตกแต่ง แล้วเก็บไว้ในคลังสินค้าให้ได้ปริมาณมากพอจึงให้ลูกค้ามารับสินค้า โดยลูกค้าทยอยมารับจนกระทั่งครบจำนวนที่สั่ง

ปรับปรุงเพิ่มประสิทธิภาพ

1.ลดงานที่ไม่ได้คุณภาพเนื่องจากสีไม่ได้ โดยให้กลุ่มหมู่บ้านตัดเส้นแล้วให้กลุ่มบ้านอ้อยเป็นผู้ย้อมสีแล้วจึงส่งกลับไปทำกระเป๋า ทำให้ได้สีเดียว ช่วยลดค่าใช้จ่ายการย้อมจากเดิม 20 บาท/ใบ เหลือ 15 บาท/ใบ0

2.ลดเวลาในการผลิต โดยแบ่งขั้นตอนการทำงานตามความถนัดของแต่ละคน ปรับปรุงใน ขั้นตอนการย้อมสีรวมแทนต่างคนต่างย้อม และแบ่งงานถักกระเป๋าเส้นใหญ่และการถักลายจาก เส้นเล็ก ทำให้ช่วยลดเวลาในการผลิตจาก 1 ใบ/สัปดาห์/คน เป็น 2 ใบ/วัน/2 คน ทำให้สามารถรับงานได้มากขึ้น ส่งผลให้มีรายได้มากขึ้น

3.ลดการสูญเสียวัตถุดิบ โดยวางแผนการใช้วัตถุดิบว่า กระเป๋า 1 ใบใช้ผักตบชวาเท่าไร แล้วแจกผักตบชวาตามจำนวนกระเป๋าที่สมาชิกต้องผลิต จากเดิมต้องเสียค่าใช้จ่ายจากการสูญเสียวัตถุดิบ 80 บาท/เดือน ด้วยการจัดระบบการเชื่อมโยงข้อมูลสินค้าเข้า-ออกระหว่างกลุ่ม แสดงสภาวะงานการผลิต และปรับปรุงประสิทธิภาพการส่งงาน

ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานเพื่อลดเวลาการผลิตและแก้ปัญหาคุณภาพสี เพราะขั้นตอนการทำงานแบบเดิมนั้นเมื่อจ่ายงานไปยังกลุ่มเครือข่าย แต่ละกลุ่มเครือข่ายจะจ่ายงานให้สมาชิกแต่ละคนนำผักตบชวาไปตัดเส้นและทำเกลียวสำหรับกระเป๋า 1 ใบใช้เวลา 2 วัน จากนั้นจะนำมาย้อมรวมกันที่กลุ่มเครือข่ายใช้เวลาในการย้อมและรอจนแห้งรวม 2 วัน จากนั้นสมาชิกแต่ละคนจะเริ่มสานกระเป๋าโดยการขึ้นโครงใช้เวลา 1 วัน เมื่อขึ้นโครงเสร็จก็จะนำเส้นเกลียวมาสานใช้เวลา 1 วัน แล้วจึงใส่หูกระเป๋าใช้เวลา 1 วัน

เพื่อเพิ่มผลผลิตจึงได้ทำการแยกขั้นตอนการตัดเส้น การถักเกลียว และการย้อมสี ซึ่งอยู่ในกระบวนการเตรียมผลิตออก โดยให้ทำกระบวนการเตรียมผลิตนี้ที่กลุ่มบ้านอ้อยแล้วจึงให้กลุ่มเครือข่ายแต่ละกลุ่มมารับเส้นที่ตัดและเกลียวที่ย้อมสีแล้วเพื่อไปผลิตกระเป๋า ทำให้สามารถควบคุมคุณภาพสีได้

ส่วนขั้นตอนการผลิต ได้ทำการแยกงานออกตามความสามารถของสมาชิกแต่ละคน โดยแบ่งงานออกเป็น 3 ส่วน คือ ขึ้นโครง นำเกลียวมาสาน และทำหู สมาชิกในแต่ละกลุ่มเครือข่ายจะแบ่งงานตามความถนัด ทำให้เวลาในการผลิตลดลงเป็น 1 วัน/กระเป๋า 1 ใบ/3 คน ถ้าทำการผลิต 1 สัปดาห์จะได้กระเป๋า 7 ใบ/สัปดาห์/3 คน ซึ่งเพิ่มขึ้นจากวิธีการทำงานเดิมถึง 4 ใบ หรือเพิ่มขึ้น 133% การนำสีมาย้อมรวมแทนการแยกย้อมทำให้ค่าใช้จ่ายในการย้อมลดลงจาก 20 บาทต่อใบ เป็น 15 บาทต่อใบ

ประมาณการใช้วัตถุดิบเพื่อลดความสูญเปล่าในการใช้วัตถุดิบ ดังนั้นแม่บ้านจึงทำการประมาณวัตถุดิบที่ใช้จริงต่อกระเป๋า 1 ใบ เท่ากับ 4 ขีด ดังนั้นจึงทำให้ลดปริมาณการใช้วัตถุดิบได้ถึง 2 ขีด/ใบ หรือ 60 ก.ก./260 ใบ และใช้เกลียวน้อยลงจาก 2 เส้น เป็น 1.96

จัดระบบการเชื่อมโยงข้อมูลเพื่อช่วยในการทำงาน ลดความล่าช้าในการตอบสนองลูกค้าและความเสียหายในการทำงาน การทำงานจะต้องแจกจ่ายงานไปยังกลุ่มต่างๆ จึงต้องมีการเชื่อมโยงข้อมูลที่ดีเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ต้องเชื่อมโยงระหว่างลูกค้ากับกลุ่มแม่บ้าน ระหว่างกลุ่มแม่บ้านกับกลุ่มแม่บ้าน และระหว่างกลุ่มแม่บ้านกับผู้จัดหาวัตถุดิบ จึงได้จัดทำแบบฟอร์มเพื่อช่วยในการเชื่อมโยงข้อมูล

กระบวนการทำงานของกลุ่มแม่บ้าน เริ่มต้นจากการออกแบบผลิตภัณฑ์และส่งไปให้ลูกค้าพิจารณา หลังจากลูกค้าพิจารณาแล้วจะทำการส่งคำสั่งซื้อมาให้กลุ่มแม่บ้าน ทางกลุ่มแม่บ้านจะนำคำสั่งซื้อมาทำการวางแผนผลิตและวางแผนการจัดเตรียมวัตถุดิบตามปริมาณที่ต้องใช้ เมื่อมีวัตถุดิบพร้อมแล้วจะจัดงานให้กลุ่มเครือข่ายเพื่อทำการผลิต เมื่อผลิตเสร็จเรียบร้อยแล้วจะนำไปเก็บยังคลังสินค้าเพื่อรอการจัดส่ง