การลดต้นทุน คือการหามาตรการที่จะทำให้การปฏิบัติกิจกรรมนั้นๆ มีประสิทธิภาพสูงสุด วิธีหนึ่งที่ทำได้ คือ การยึดหลักแนวคิดสำคัญสองประการ คือ 1)กิจกรรมที่ทำต้องมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้แม้ในรายละเอียดปลีกย่อย 2)หากปริมาณสินค้าลดลงกิจกรรม ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและเคลื่อนย้ายสินค้าจะลดลง รวมถึงค่าใช้จ่าย จะลดลงด้วย

การลดปริมาณสินค้าคงคลังจะทำให้ต้นทุนโลจิสติกส์ลดลง หากองค์กรมีสินค้าคงคลังในปริมาณที่เกินความต้องการของตลาดอยู่หรือ จัดเก็บวัตถุดิบมากเกินความต้องการผลิต ในขณะนั้น นอกจากจะเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ ยังก่อให้เกิดต้นทุนจม (sunk cost) จากมูลค่าของตัวสินค้าที่ขายไม่ได้ รวมทั้งปริมาณสินค้าคงคลังที่มากเกินไปทำให้เกิด ค่าใช้จ่ายจำนวนมากที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้จัดเป็นความสิ้นเปลืองที่ต้องกำจัดออกไป

ปรับกิจกรรมเพิ่มประสิทธิภาพ

จากต้นทุนหลักสองส่วนในการปฏิบัติงาน โลจิสติกส์ คือ ต้นทุนที่เกี่ยวกับการขนส่งและการกระจายสินค้า และต้นทุนที่เกิดจากเก็บรักษาสินค้าและการดำเนินการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า เป็นงานที่เกิดขึ้นภายในสถานปฏิบัติงาน

หากพิจารณาการขนส่งและกระจายสินค้า จะเห็นว่าต้นทุนส่วนใหญ่อยู่ที่ค่าขนส่ง ฉะนั้นการลดความถี่ในการจัดส่งสินค้าหรือเปลี่ยนวิธีการขนส่ง น่าจะเป็นอีกวิธีที่จะช่วยลดต้นทุนได้ นอกเหนือจากการจัดเก็บสินค้าและการจัดเตรียมสินค้าเพื่อส่งมอบให้ลูกค้า ซึ่งทั้งสองกิจกรรมหลังเป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในองค์กร สามารถปรับลดต้นทุนได้จากการปรับปรุง รายละเอียดการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ดังนั้น การจะลดต้นทุนโลจิสติกส์ในองค์กรได้ควรจะตั้งเป้าหมายไว้ 3 ประการ คือ 1)การปรับปรุงกระบวนการขนส่งให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น 2)การลดปริมาณสินค้าคงคลัง และ 3)การปรับปรุงงานโลจิสติกส์ในสถานปฏิบัติงาน

จากเป้าหมายดังกล่าวจะเห็นว่าความสำเร็จในการลดต้นทุนโลจิสติกส์ขึ้นอยู่กับมาตรการที่ใช้ในการปรับปรุงกิจกรรมการปฏิบัติงานภายในสถานปฏิบัติงาน แต่การนำมาตรการใดๆ มาใช้ต้องคำนึงถึงข้อจำกัดของลักษณะงานโลจิสติกส์ ซึ่งมีลักษณะเป็นงานบริการ การปรับเปลี่ยนกิจกรรมใดๆ จึงต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่ได้ตกลงไว้กับลูกค้า

เช่น ผู้ประกอบการพบว่าต้นทุนการจ่ายสินค้าคงคลังเป็นกล่องถูกกว่าการจ่ายสินค้า เป็นชิ้น เมื่อคิดค่าดำเนินการเฉลี่ยต่อชิ้นจึงต้องการจ่ายสินค้าให้ลูกค้าเป็นกล่อง แต่หากลูกค้าต้องการสินค้าในจำนวนที่ไม่พอดีกับขนาดที่บรรจุเป็นกล่อง ต้องมีการจ่ายสินค้า เป็นชิ้นตามความต้องการของลูกค้า

ดังนั้น แม้จะพยายามลดต้นทุนกิจกรรมโลจิสติกส์ภายในองค์กรหลายๆ รูปแบบ ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถนำไปปฏิบัติได้ทุกอย่าง จะต้องคำนึงถึงเงื่อนไขและข้อจำกัดต่างๆจากผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายทั้งภายในและภายนอกสถานปฏิบัติงาน

ในสถานประกอบการหนึ่งๆ มีกิจกรรมโลจิสติกส์อยู่มากมาย หากไม่สามารถปรับเปลี่ยนกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งได้ ควรพิจารณาปรับเปลี่ยนกิจกรรมอื่นที่เกิดขึ้น ในงานเดียวกัน ดังนั้น การปฏิรูปการบริการโลจิสติกส์จะช่วยให้การดำเนินธุรกิจในภาพรวมขององค์กรมีประสิทธิภาพสูงขึ้น

ค้นหากิจกรรมสูญเปล่า

บางครั้งในกระบวนการทำงานอาจมีกิจกรรมบางอย่างที่ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ใดๆ ขึ้นมา นับเป็นความสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ หรือเรียกว่า "กิจกรรมที่สูญเปล่า" หรือ "waste" มาจากคำว่า "muda" ในภาษาญี่ปุ่นนั่นเอง

แนวคิดหลักในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน คือการพยายามกำจัด "waste" หรือ "กิจกรรมที่สูญเปล่า" ออกจากกระบวนการทำงาน ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการรับสินค้าจากฝ่ายผลิตเพื่อมาเก็บไว้เป็นสินค้าคงคลัง โดยรับของแล้วมากองไว้ก่อน

จากนั้นจึงยกของจากที่กองไว้มาเก็บเข้าที่ อีกครั้ง ทำให้ต้องทำกิจกรรมการยกสินค้า เพื่อจัดเก็บถึงสองครั้ง ถือเป็นกิจกรรมที่สูญเปล่า เพราะการยกของขึ้นลงซ้ำๆ ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์หรือเพิ่มคุณค่าของงาน หากรับสินค้าแล้ววางเข้าที่ได้เลย จะช่วยให้ลดทั้งเวลาและแรงงาน เป็นการกำจัดกิจกรรมที่สูญเปล่าออกจากกระบวนการทำงาน

การจะค้นหากิจกรรมที่สูญเปล่าเพื่อพิจารณาปรับลดออกจากกระบวนการทำงานได้นั้นก่อนอื่นต้องหาให้ได้ว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรม ที่สูญเปล่า แล้วจึงพิจารณาว่าหาก ปรับลดกิจกรรมนั้นออกไปได้ จะช่วยลดต้นทุนลงได้อย่างไรและเท่าใด แล้วจึงวางมาตรการว่าจะปรับลดกิจกรรมที่สูญเปล่านั้นออกไปได้อย่างไร

จากลักษณะของการวิเคราะห์ต้นทุนกิจกรรม (Activity-Based Costing-ABC) จะต้องแยกวิเคราะห์ต้นทุนตามกิจกรรมที่ทำจริง ทำให้ขั้นตอนแรกของการวิเคราะห์ที่เกิดขึ้นคือการกำหนดกิจกรรมการทำงาน ก่อนว่าในกระบวนการทำงานงานหนึ่ง ต้องมีกิจกรรมใดบ้างเป็นส่วนประกอบแล้วจึงวิเคราะห์ต้นทุนตามขั้นตอน

ผลจากการจำแนกเนื้องานออกเป็นกิจกรรมย่อยๆ ทำให้ผู้วิเคราะห์สามารถเห็นภาพรวมของการทำงานว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรมที่จำเป็นต่อการทำงาน และกิจกรรมใดไม่มี ความจำเป็นต่อการทำงาน หากไม่ทำกิจกรรมนั้นกระบวนการทำงานหรือผลของการทำงาน ยังคงเดิม กิจกรรมนี้ คือกิจกรรมที่สูญเปล่านั่นเอง

ดังนั้น ขั้นตอนการจำแนกกิจกรรมจึงทำให้ ผู้วิเคราะห์สามารถบ่งชี้ได้ว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรมที่สูญเปล่าของกระบวนการทำงาน ตัวอย่างเช่น หากต้องการวิเคราะห์หาต้นทุนการจ่ายสินค้าออกจากคลังสินค้าชิ้นหนึ่งว่าเป็นเท่าไร ในการคำนวณจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดและเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการทำ กิจกรรมแต่ละครั้ง

หากมีการนำมาหาค่าเฉลี่ยของเวลาที่วัดได้มาเปรียบเทียบกับเวลาเป้าหมาย เป็นเวลาที่เหมาะสมในการทำกิจกรรมนั้นตามที่ผู้บริหาร/ผู้วิเคราะห์กำหนดไว้ ถ้าพบว่าเวลาเฉลี่ยที่ใช้จริงสูงกว่าเวลาเป้าหมายมากอาจกล่าวได้ว่ามีการสูญเสียเกิดขึ้นในระหว่างการทำกิจกรรมนั้นๆ

เมื่อสามารถสรุปได้ว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรมที่สูญเปล่า จะสามารถหามาตรการที่จะกำจัดกิจกรรมนี้ออกไปจากกระบวนการทำงานได้ดังที่ได้กล่าวมาแล้วในเบื้องต้น ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นในที่สุด